Dietas exentas de IRPF: El TEAC aclara por fin quién debe probar su realidad y justificación

Cuando un trabajador percibe dietas por gastos de locomoción, o de manutención y estancia, no tiene que tributar por ellas en su declaración de IRPF. Hacienda lleva tiempo comprobando la realidad de estas dietas. Es decir, que el gasto se haya producido efectivamente, y además esté relacionado con la actividad laboral. Cuando esto no se acredita, obliga al trabajador a tributar por estas dietas. Desde hace tiempo, se viene planteando si es el trabajador, o la empresa, quien debe probar la realidad del gasto, y su vinculación con la actividad. Esta importante cuestión, por fin, acaba de ser aclarada por el TEAC en una recentísima resolución dictada en unificación de criterio. (Publicado en El País)

¿A QUIÉN DEBE DIRIGIRSE HACIENDA PARA COMPROBAR LA REALIDAD DE LAS DIETAS, A LA EMPRESA O AL TRABAJADOR?

Dietas

Se ha planteado en primer lugar, si la comprobación de la realidad de las dietas debía dirigirse frente a la empresa o al trabajador. Y ello, teniendo en cuenta que, en la mayoría de los casos, el trabajador es el que entrega a la empresa los justificantes de pago de los desplazamientos, manutenciones, o  estancias que ha tenido que realizar, para su compensación.

También, debido a que es la empresa, que dirige la actividad de su empleado, la que mejor puede justificar y aclarar la relación de dichas estancias y desplazamientos con la actividad. Y la necesidad de dichos gastos.

Sin embargo, el criterio del TEAC en este punto es el de que no existe obstáculo normativo que impida a la Administración comprobar directamente al perceptor de las retribuciones que hayan sido declaradas como dietas y asignaciones para gastos de viaje.

Por tanto, cualquier trabajador que haya percibido dietas puede sufrir una comprobación en su IRPF. Cuestión diferente es quién tiene la carga de la prueba de acreditar la realidad de las dietas, y su vinculación con la actividad laboral.

¿QUIÉN DEBE PROBAR LA REALIDAD DE LAS DIETAS Y SU RELACIÓN CON LA ACTIVIDAD, EL TRABAJADOR O LA EMPRESA?

Esta cuestión ya fue comentada en un post anterior de este blog, en el que nos hicimos eco de diversas sentencias del Tribunal Superior de Justicia de Galicia, que estaban considerando que es la empresa, y no el trabajador, el que debe probar la realidad y vinculación con la actividad laboral de dichas dietas.

Dichas sentencias, se apoyaban además en el artículo 9 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007), que textualmente dispone que “A los efectos indicados en los párrafos anteriores, el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo”. Dicha prueba correspondería pues al pagador de las dietas, y no a su perceptor.

Cierto es que, en principio, las reglas generales de la carga de la prueba impondrían la misma al trabajador, que es quien pretende declarar no sujetas al IRPF las retribuciones que, en concepto de dietas, ha percibido.

Sin embargo, los Tribunales vienen considerando que, en estos casos, y en virtud del principio de proximidad de la prueba, o de facilidad probatoria, le corresponde a la empresa, y no al trabajador, la acreditación de la realidad de los desplazamientos, manutenciones o estancias, y del motivo o fundamento de los mismos en relación con la actividad.

No es una cuestión baladí. En la mayoría de los casos, Hacienda obliga a los trabajadores a tributar por estas dietas porque éstos no han acreditado su realidad ni su conveniencia para la actividad. Por tanto, en la medida en que dicha prueba correspondiera a la empresa, y no al trabajador, dichas liquidaciones podrían ser anuladas.

Por ello el TEAC, en su resolución, aclara qué documentación corresponde aportar respectivamente, a trabajador y empresa, en estos casos.

¿QUÉ DOCUMENTACIÓN DEBE APORTAR EL TRABAJADOR PARA PROBAR LA REALIDAD DE LAS DIETAS?

Considera el TEAC que corresponde al trabajador justificar los gastos de locomoción (cuando se utilice transporte público), así como los de estancia. Y ello, por no atribuir expresamente la normativa tributaria la carga de dicha prueba a la empresa trabajadora. Además, considera el TEAC que estamos ante gastos pagados normalmente por el propio trabajador, apareciendo su nombre en los justificantes expedidos.

Lo mismo ocurrirá con los gastos de aparcamiento y peaje, cuando se haya utilizado un vehículo privado.

Nótese que el trabajador deberá justificar la realidad del gasto, pero siempre corresponderá a la empresa demostrar que tales gastos acreditados por el trabajador, obedecen realmente a razones laborales y de organización de su actividad económica.

Por tanto, aunque la comprobación se siga contra el trabajador, Hacienda deberá siempre requerir a la empresa, la documentación que acredite la vinculación y motivación de los desplazamientos y estancias que han justificado el pago de dietas al trabajador.

¿QUÉ DOCUMENTACIÓN DEBE APORTAR LA EMPREA PARA ACREDITAR LA REALIDAD DE LAS DIETAS?

La empresa por su parte, deberá justificar la realidad de los gastos de locomoción mediante vehículo privado, así como los gastos de manutención. Y es que, es a la empresa a la que le corresponde probar, en estos casos, el día y el lugar del desplazamiento.

Además, y como antes de ha indicado, la empresa deberá justificar la razón o motivos de los desplazamientos. Es decir, que las dietas pagadas obedecen a razones laborales y de organización de la actividad.

¿QUIÉN SALE PERJUDICADO EN EL CASO DE QUE NO SE ACREDITE LA REALIDAD DE LAS DIETAS, Y SU VINCULACIÓN CON LA ACTIVIDAD?

De acuerdo con la anterior distribución de la carga de la prueba, la falta de justificación de la realidad y vinculación con la actividad laboral de las dietas, no siempre perjudicará al trabajador.

Es evidente que, si el trabajador no justifica la realidad de los gastos de locomoción y estancia que antes hemos comentado, y cuya prueba le corresponde, Hacienda podrá exigirle la tributación por las dietas percibidas.

Pero si dicha prueba se aporta, pero lo que falta es la acreditación de la vinculación y necesidad de dichos gastos para la actividad (que debe justificar la empresa), el trabajador no podrá verse perjudicado.

Por tanto, en la medida en que el trabajador cumpla, y acredite la realidad de los gastos de locomoción y estancia, cuya carga probatoria le atribuye el TEAC, Hacienda no podrá obligarle a tributar por las dietas percibidas. Y si lo hace, la liquidación dictada deberá ser recurrida contando con muchas posibilidades de ser anulada.

El trabajador si quiere, puede pedirle a la empresa la justificación de la realidad y vinculación con la actividad de las dietas, y aportarla él a Hacienda en el procedimiento de comprobación que esté en tramitación. Consideramos, no obstante, que con ello lo único que conseguirá es facilitarle el trabajo a Hacienda, que ya no tendrá que pedirle dicha documentación a la empresa.

CUIDADO SI SE TRABAJA PARA LA EMPRESA, PERO SE ES SOCIO O ADMINISTRADOR DE LA MISMA

Todo lo anterior se justifica por la imposibilidad del trabajador de acceder a la documentación que, en cuanto a la justificación y realidad de las dietas, está en poder de la empresa.

Por ello, la cosa cambia si el trabajador que percibe las dietas es, a la vez, socio o administrador de la misma. En este punto, el criterio del TEAC es el de considerar que, si la relación entre el pagador (empresa) y el perceptor de las dietas (socio o administrador), es tal, que no hay limitación alguna para acceder a las pruebas requeridas, Hacienda podrá exigirle a este último que acredite la realidad de los desplazamientos, estancias y manutenciones, así como la motivación o vinculación de los mismos con la actividad laboral.

Por tanto, mucho cuidado porque si se trabaja para la empresa, pero se es administrador de la misma, o socio con control efectivo de la sociedad, deberá aportarse toda la documentación que acredite, tanto la realidad de los gastos que justifican las dietas, como su vinculación con la actividad laboral.

Y si no se aporta dicha prueba, Hacienda podrá obligar a tributar por las dietas percibidas.

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